定款の作り方 株主総会(株式会社)
ミーミル日本公証人連合会の小規模株式会社用の定款サンプルを見てきています。
今回は株主総会の規定について、見ていきます。
第14条 招集時期
定時株主総会の招集時期の規定です。
実際は、決算作業が終了してからの招集になりますので、毎事業年度の終了後３か月以内とします。
臨時総会については、その限りではありません。
第15条 招集権者
株主総会を招集することのできるのは誰かという規定です。
通常は、代表取締役です。
第16条 招集通知
株主総会を開催するという通知をいつ出すかという規定です。
小規模な株式会社の場合、株主全員が知り合いとか、その会社で勤めているということもありますので、開催通知を省略できるよという規定も入れておくと便利です。
第17条 株主総会の議長
株主総会の議長を誰が行うかという規定です。
通常は、代表取締役ですが、代表取締役が病気などで欠席することも考えられるので、そうした場合の対応策も規定しておきます。
定款で代行として誰が行うのか、予めて決めておくこともできますし、株主総会の議事に諮るという方法もとれます。
第18条 株主総会の決議
株主総会の議事について、どうやって決めるかという規定です。
多数決というのが基本ですが、株主総会にはすべての株主が出席しているわけでは無いので、「出席した議決権を行使することができる株主の議決権の過半数」というような方法にします。
もちろん、他の方法でも良いですが、法律により定められている場合は、それによって議決しないといけません。
第19条 決議及び報告の省略
これは書面決議のための規定です。
書面決議とは
単に書面により議決するというだけではなく、株主総会の開催自体を省略することもできます。
つまり、書面(メールも含む)で株主総会の決議事項について賛否を問い同意を貰うことで、株主総会の決議があったものとみなすものです。
これは、ホールなどで開催される株主総会と効力は同じで、決議できる内容や範囲にも制限はなく、全ての決議が可能です。招集手続きや会場の準備等が不要になりますので、手間を省くことができますので、小さな会社の場合には経費削減にも役立つ方法です。
というものです。
ただし、書面決議の場合でも株主総会議事録は作成しないといけません
第20条 議事録
先に伝えたように、株主総会の議事録を作成しないといけません。
これは、どんな形で株主総会を開催したかに関係ありません。
この議事録作成ですが、行政書士が業務として扱っております。
忙しいとか、つい後回しにしてしまいがちな株主総会議事録ですが、後いなってから作ろうと思っても作れるものではありません。
そもそもいつだったのかとか誰が出席したのかということを忘れてしまっている・記録が無いということがあります。
ですから、事前に行政書士に依頼しておくことが良いかと思います。
まとめ
株主総会に関する規定を見てきました。
ほとんどはサンプルのままでいけると思いますが、一部会社に合わせて変えなければならない部分がありますので、その部分を検討していただければいいかと思います。
また、議事録作成については、会社設立・定款作成センター千葉あるいはミーミル行政書士事務所にご相談ください。
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